Gestión de consumibles de impresoras

La Gestión de consumibles de impresoras en NDD Orbix tiene como objetivo principal apoyar en la gestión eficiente de los consumibles de las impresoras, garantizando reposiciones precisas y optimizando costes. En entornos corporativos con muchos dispositivos, esta gestión es esencial para evitar interrupciones en las operaciones y mantener la productividad.

Además de reducir el desperdicio, este recurso aumenta la previsibilidad y la visibilidad del consumo, lo que permite a la organización mantener un flujo logístico más eficiente y un stock alineado con la demanda real. Como los consumibles representan uno de los mayores gastos operativos, gestionarlos de manera eficiente es fundamental para la rentabilidad.

La gestión eficaz de los consumibles garantiza no solo la continuidad de los servicios sin interrupciones, sino que también eleva la calidad del servicio prestado a los clientes. Al evitar adquisiciones innecesarias y garantizar que las impresoras estén siempre operativas, la organización cumple su promesa de agilidad y ahorro para el cliente final.

Además, el control preciso de los consumibles tiene un impacto directo en áreas estratégicas, como la logística y la optimización de los stocks, permitiendo ajustes que aumentan la rentabilidad y eliminan costes adicionales por envíos innecesarios o contratos desequilibrados financieramente.

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Acceda a la documentación detallada para explorar con más detalles el recurso Gestión de consumibles de impresoras:

Principales problemas que ayudamos a resolver

Tiempo y esfuerzo excesivos en la gestión manual de consumibles

Falta de
visibilidad sobre el stock y los cambios realizados

Costes operativos
por desperdicios, logística y envíos innecesarios

Principales beneficios para su operación

Optimización de la logística y reposición proactiva de los consumibles

Reducción de los costes operativos con procesos automatizados

Trazabilidad completa del stock
y los cambios en el parque

Prevención de paradas, con planificación basada en datos reales 

Agilidad operativa
con flujos automatizados de alerta y reposición

Indicadores para analizar la salud financiera del
contrato

Qué diferencia nuestra solución de las demás

Alta asertividad en la generación de indicadores

Operación automatizada

Monitorización continua de los consumibles

Cómo funciona la gestión de consumibles

Una vez instalado y habilitado el agente DCA and Cloud Connector, se inicia la captura de datos operativos y se activa la monitorización de los consumibles de las impresoras. A partir de ahí, es posible utilizar toda la inteligencia de la plataforma para prever reposiciones, analizar el consumo, programar compras, identificar desperdicios y evitar cambios prematuros.

NDD Orbix reconoce y gestiona automáticamente los principales tipos de consumibles utilizados en entornos de impresión corporativos. Son los siguientes:

• Toner: polvo fino utilizado en impresoras láser para formar textos e imágenes en el papel.

• Ink Cartridge: cartucho que almacena tinta líquida a base de pigmento o colorante, utilizado en impresoras de inyección de tinta.

• Drum/Photoconductor: componente sensible a la luz, recubierto con material fotoconductor, que reacciona a la luz y al tóner en las impresoras láser.

• Fuser: componente de las impresoras láser que aplica calor y presión para fijar el tóner de forma permanente en el papel.

• Maintenance Kit: conjunto de piezas y consumibles diseñados para garantizar el funcionamiento eficiente y el mantenimiento de la impresora.

• Developer: sustancia compuesta por partículas magnéticas, utilizada en impresoras láser para cargar y transferir el tóner al cilindro fotoconductor.

• Belt: correa fina y flexible responsable de transferir el tóner de las unidades de impresión al papel en impresoras en color.

Esta etapa de configuración es el punto de partida para utilizar todos los recursos inteligentes de NDD Orbix destinados a la gestión de consumibles.

Indicadores de consumibles

Los datos recolectados se enumeran en indicadores que ayudan en la toma de decisiones, con el fin de hacer la operación más rentable.

• Cobertura

El indicador de cobertura representa la cantidad de consumible utilizado en una página impresa. Cuanta más tinta se utilice, mayor será la cobertura. Por lo tanto, si todos los puntos de la página reciben un píxel de tinta, la cobertura impresa es del 100%.

La cobertura influye en la capacidad de impresión de un consumible. El fabricante suele indicar una cobertura del 5%, garantizando el 100% de la capacidad del consumible solo si la cobertura media impresa es del 5%.

Este indicador es crucial para la rentabilidad de la organización, ya que cuanta más tinta se utiliza, menos rinde el consumible, lo que se traduce en reposiciones más frecuentes. Con el indicador de cobertura, es posible monitorizar la producción y adoptar estrategias para mejorar la rentabilidad de la operación, como la inclusión de cláusulas contractuales para el techo de cobertura (con el fin de cobrar valores adicionales cuando se alcance) y la reubicación de impresoras con alta cobertura por equipos más rentables.

• Rendimiento

El indicador de rendimiento complementa el análisis de cobertura, representando la eficiencia en el uso del consumible.

Al igual que la cobertura, este indicador permite evaluar la utilización de las impresoras. Si un cliente tiene una impresora cuyo costo de consumibles es alto y está imprimiendo con un rendimiento del 50%, se puede considerar la sustitución por una impresora de menor costo para reducir los gastos de reposición.

• Producción

El indicador de producción complementa al de rendimiento, representando el porcentaje de consumible disponible utilizado.

Este indicador es fundamental para realizar un seguimiento del consumo de consumibles y ayudar a gestionar su uso, además de permitir cobrar por el desperdicio.

• Media de páginas impresas por día

El indicador presenta la cantidad media de páginas impresas diariamente en la impresora, proporcionando una comprensión del perfil de consumo de los dispositivos. Esta información es esencial para la reubicación de impresoras y para prever la fecha de finalización de un consumible.

• Estimación de término

El indicador de estimación de término indica cuándo se acabará el consumible, ayudando en el planeamiento de la reposición. Con este indicador, es posible enviar consumibles en el momento justo, evitando que las impresoras queden paradas.

Stock y lugares de entrega

La gestión de stock supone una evolución significativa en la gestión de consumibles, ya que ofrece un modelo de reposición más estructurado, predecible y basado en datos.

Al introducir los lugares de entrega como puntos de stock controlados, NDD Orbix deja de limitarse a monitorizar el consumo y pasa a organizar la operación logística de forma integrada, conectando el consumo real, la disponibilidad de stock y las necesidades futuras en un flujo continuo.

Este enfoque resuelve uno de los principales retos de los distribuidores de externalización: la falta de visibilidad y control sobre dónde se encuentran los consumibles, cuándo serán necesarios y cómo deben reponerse. En la práctica, reduce la dependencia de los procesos manuales y las decisiones de emergencia, sustituyéndolos por una planificación basada en indicadores como la previsión de agotamiento, los días de cobertura y los niveles de seguridad. De este modo, el sistema anticipa la demanda, permite programar reposiciones con antelación y reduce los riesgos operativos, además de mejorar la disponibilidad de los dispositivos.

Además, al separar los conceptos de reposición (basada en el consumo de los dispositivos) y seguridad (relacionada con el stock mínimo por ubicación), NDD Orbix añade una capa estratégica a la gestión de consumibles. Esta distinción permite equilibrar mejor los niveles de stock, evitando tanto la falta como el exceso, y proporcionando un mayor control sobre el capital invertido, con mayor previsibilidad financiera.

Las ventajas son directas: reducción de los costes de entregas de emergencia, disminución del capital inmovilizado en stock, aumento de la eficiencia logística y mayor escalabilidad en la gestión de múltiples clientes y ubicaciones.

Reposición de consumibles

La reposición de consumibles en NDD Orbix es esencial para garantizar que la organización mantenga la operación eficiente y continua de sus clientes.

Utilizando algoritmos de alta tecnología y con una precisión única en el mercado, el sistema calcula las cantidades necesarias para períodos específicos a través de funcionalidades como alertas de consumibles acabando y forecasts, permitiendo la optimización de los costes de logística y compras. Esta reposición precisa y dinámica ofrece una gestión integral de los costes y visibilidad de la salud financiera de los contratos.

• Alertas de consumibles acabando y generación de demandas

El sistema está preparado para alertar situaciones de consumibles próximos a agotarse mediante criterios de estimación de término (igual o inferior a 30 días), producción (igual o superior al 80%) y carga (igual o inferior al 25%). Estos criterios están configurados como estándar, pero pueden ajustarse según las necesidades de la organización.

Tras la generación de los alertas, es posible transformarlos en demandas para iniciar el proceso de reposición. El sistema ofrece la automatización completa del ciclo de vida de las demandas de consumibles, permitiendo una gestión eficaz, con auditoría de acciones y seguimiento detallado del estado. Esto garantiza la transparencia y el control sobre cada etapa, desde la identificación de la necesidad hasta la reposición final.

Tras el análisis de las demandas, estas pueden finalizarse (manualmente o automáticamente) o rechazarse.

Esta gestión eficiente y detallada de las demandas garantiza que el proceso de reposición se lleve a cabo de forma precisa y ágil, evitando interrupciones en el servicio y mejorando la eficiencia operativa.

• Forecast

Los forecasts se desarrollaron para predecir con precisión la cantidad de insumos necesarios para las impresoras en períodos definidos, garantizando una mayor previsibilidad, control de stock y planificación estratégica.

Basándose en datos históricos, estándares de consumo actuales, indicadores operativos y stock disponible, la plataforma calcula la demanda futura con gran precisión, garantizando la continuidad de las operaciones y evitando tanto la falta como el exceso de consumibles.

El forecast se divide en dos enfoques complementarios: programación de compras (solo visualización) y reposición programada (visualización y generación de demandas de los consumibles programados).

Cambio prematuro de consumibles

El cambio prematuro de consumibles se produce cuando un consumible de impresión (como tóner, cartucho de tinta o similares) se sustituye antes de alcanzar un nivel de consumo que justifique su cambio. En otras palabras, se trata de la retirada de un consumible que aún tiene una capacidad de uso relevante.

Este comportamiento repercute directamente en la rentabilidad de la operación. Cada vez que se retira un consumible con una carga residual significativa, se desperdicia parte de la inversión realizada en dicho consumible. Al sustituir un consumible con un 50 % de carga restante, por ejemplo, se pierde la mitad de su potencial de uso. Por ello, la reposición debe realizarse, preferiblemente, cuando el nivel esté lo más cerca posible del 0 %, respetando los criterios técnicos y operativos.

Para facilitar el control de esta situación, NDD Orbix realiza la monitorización continua de los niveles de consumibles e identifica automáticamente los casos en los que se produce una sustitución antes del límite considerado aceptable. El portal genera alertas cada vez que se retira un consumible con una carga superior a un porcentaje configurado (generalmente el 20 %, aunque puede ajustarse según la estrategia de la operación).

Estas alertas permiten identificar cambios prematuros y tomar acciones correctivas, como la recuperación o reutilización de los consumibles, reduciendo así el desperdicio y las pérdidas económicas.

La Gestión de consumibles de impresoras en NDD Orbix garantiza la eficiencia operativa y la optimización de costes en todos los entornos de impresión. Con procesos automatizados y un enfoque proactivo, el recurso ofrece un control completo sobre los insumos, evitando interrupciones y mejorando la calidad del servicio ofrecido a los clientes.