Gestionar alertas de cambios prematuros de consumibles de impresoras
El análisis de los cambios prematuros es una etapa esencial de la gestión de consumibles. Más allá de identificar las sustituciones realizadas antes del momento adecuado, permite investigar las causas de que se produzcan, definir acciones correctivas y evitar que el problema vuelva a ocurrir.
Al seguir un proceso de análisis estandarizado, la operación puede evaluar cada caso con criterios coherentes, identificar fallas relacionadas con el uso de los consumibles, los equipos, las instrucciones del cliente o el propio proceso operativo, y transformar esta información en oportunidades de mejora continua.
Quién puede utilizar esta función
Usuarios con permiso de Administrador o Administración de las configuraciones de consumibles y Planificación de demandas
Instrucciones
Ver los cambios prematuros
Acesse o menu Suprimentos > Trocas prematuras
El grid contiene todos los datos necesarios sobre el consumible: cuándo se produjo el cambio, cuál era la carga del consumible cuando se introdujo y cuando se cambió, qué capacidad, producción y rendimiento tenía el consumible y a qué cliente e impresora pertenecía.
Analizar un cambio prematuro
Cuando se identifica un cambio prematuro, el objetivo no debe ser solo confirmar que se ha producido un desperdicio, sino comprender por qué se produjo la sustitución y evitar que la situación se repita.
Confirmar si el cambio fue realmente prematuro
Antes de concluir que se produjo un cambio indebido, comprueba si el consumible aún tenía capacidad de uso. Algunas preguntas ayudan en este análisis:
¿El consumible aún tenía carga?
¿El equipo realmente necesitaba la sustitución del consumible?
¿La calidad de impresión se vio afectada por la falta de consumible o por otro motivo?
¿El cambio se llevó a cabo por un criterio técnico o solo por precaución?
No todos los cambios considerados prematuros implican necesariamente un procedimiento incorrecto. En algunos casos, puede existir una justificación válida para la sustitución.
Comprobar el contexto de la incidencia
El cambio debe analizarse dentro del contexto en el que se produjo. Evalúa, por ejemplo:
¿Quién realizó el cambio?
¿Qué motivo llevó a la decisión?
¿Había alguna alerta en el equipo?
¿El usuario había informado de problemas?
¿Existía riesgo de interrupción de la impresión?
¿La impresora presentaba fallas?
¿Estaba la impresora en proceso de reparación técnica?
¿Se encontraba la impresora en un lugar crítico, donde la falta de consumibles causaría un gran impacto?
Comprender el contexto evita conclusiones precipitadas y facilita la identificación de la causa.
Comprobar si el problema se debía realmente al consumible
No todas las fallas de impresión están relacionadas con el agotamiento del consumible. Evalúa si el problema pudo haber sido causado por:
una falla en el equipo;
suciedad o necesidad de limpieza;
una falla en una pieza o cilindro;
una falla en el consumible.
Este análisis evita atribuir al consumible la responsabilidad de problemas de otro origen.
Consultar los datos disponibles
El análisis debe basarse en la información y no solo en la percepción del usuario.
En el portal NDD Orbix, es posible consultar información como:
carga inicial y final del consumible;
capacidad del consumible;
fecha del último cambio de consumible;
páginas impresas desde la instalación del consumible;
rendimiento esperado del consumible;
fecha de entrada y salida del consumible;
fecha de la última lectura del consumible;
tasa de cobertura;
contador de la impresora;
variaciones en la carga del consumible;
la impresora ha estado offline durante un período.
Información
Para ver los detalles del consumible, haz clic en el consumible de la alerta deseada para abrir sus propiedades.
También se recomienda consultar el ERP y otras herramientas internas para analizar información como:
registros de atención al cliente o incidencias;
comprobar las últimas llamadas relacionadas con la impresora que generó el cambio;
cruzar las fechas de solicitud del consumible con la fecha de entrada/salida del mismo;
validar los registros de las solicitudes de consumibles;
historial de los últimos consumibles enviados a la impresora;
historial de correos electrónicos sobre consumibles defectuosos o con fallas.
Los datos ayudan a comprender si el cambio se realizó correctamente o si, en realidad, se llevó a cabo de forma prematura.
Una vez comprendido el caso, lo ideal es ir más allá del problema visible y buscar la causa real. La pregunta principal es: “¿Qué llevó al cliente a creer que necesitaba cambiar el consumible en ese momento?”. La respuesta a esta pregunta es lo que normalmente revela el origen del problema.
Registrar la incidencia
Todo cambio prematura identificado debe registrarse para mantener el histórico, generar datos para su análisis y ayudar a convertir un caso aislado en una lección de aprendizaje para la operación. El registro puede contener información como:
cliente/sector;
datos de contacto del cliente;
equipo;
número de serie;
tipo de consumible;
fecha del cambio/última lectura;
motivo indicado para el cambio;
análisis realizado;
causa identificada;
medida correctiva definida;
destino final del consumible;
consumible recuperado/perdido;
estado del curso;
observaciones sobre el incidente.
Este historial facilita la identificación de patrones y recurrencias.
Para facilitar el registro, el portal NDD Orbix dispone de informes predefinidos y personalizados sobre consumibles cambiados.
Definir medidas de mejora
El análisis no debe centrarse en poner de manifiesto un problema, sino en la mejora. Tras identificar la causa de la incidencia, define medidas para evitar nuevos cambios prematuros, como:
reforzar el entrenamiento;
revisar el proceso;
mejorar la comunicación;
revisar la viabilidad/calidad del consumible y del proveedor;
El objetivo del análisis es promover mejoras continuas en la operación.
Llevar un control de los incidentes
Para poder realizar el seguimiento, las anotaciones, los registros y las observaciones de cada cambio prematuro analizado, es necesario utilizar una hoja de cálculo o una herramienta que permita mantener el registro y el histórico, tal y como se indica en el apartado anterior.
El equipo operativo deberá organizarse internamente para llevar a cabo este tipo de control. Sin un seguimiento en una hoja de cálculo o herramienta, el equipo no sabrá el estado de los cambios prematuros que ya están en seguimiento, en contacto con el cliente, pendientes, recuperados, etc. Sin este control, la operación dará lugar a errores y a tener que volver a realizar el trabajo, lo que hará que la actividad resulte improductiva.
La forma de organización queda a criterio del distribuidor.
Finalizar un cambio prematuro
Al finalizar el seguimiento de un cambio prematuro, es necesario realizar el trámite correspondiente en el portal. Este procedimiento cierra la alerta, eliminándola de la lista de alertas pendientes.
Acceda al menú Consumibles > Cambios prematuros
Seleccione la alerta deseada
Haga clic en el botón Finalizar en la esquina superior derecha
Seleccione el motivo de cierre de la alerta
Introduzca un comentario con los detalles del cierre de la alerta, si lo desea
Haga clic en el botón Finalizar Após a confirmação, não será possível desfazer essa ação.
Al completar la acción, la alerta de cambio prematuro se cerrará con el motivo seleccionado y podrá consultarse a través de los informes predefinidos o personalizados de consumibles cambiados.
Estabelecer uma rotina de acompanhamento
Establecer una rutina de seguimiento
Para obtener mejores resultados, se recomienda establecer una rutina de análisis de los cambios prematuros.
Según estudios realizados por NDD en operaciones de externalización, las operaciones más eficientes llevan a cabo este seguimiento diario, normalmente una vez por la mañana y otra por la tarde.
También es recomendable que la actividad la lleve a cabo un empleado dedicado exclusivamente al proceso. Gracias a la especialización, los análisis son más precisos, las gestiones más ágiles y la orientación al cliente más coherente.
De este modo, la gestión de los cambios prematuros deja de ser solo una actividad operativa y pasa a contribuir a la reducción del desperdicio, al aumento de la eficiencia de la operación y a la mejora continua de la gestión de consumibles.
