Los stocks en NDD Orbix son representaciones lógicas de los lugares físicos donde se almacenan los consumibles, como almacenes, sucursales o puntos de almacenamiento del cliente.
En la plataforma, cada stock se configura como un lugar de entrega. A cada lugar de entrega se le asocian:
Los dispositivos (impresoras) que pertenecen a ese lugar;
Los productos (consumibles);
Las cantidades disponibles en stock;
Las reglas para definir los niveles de seguridad por producto.
Aunque el stock se representa en el sistema, es importante comprender la diferencia entre el stock físico y el stock virtual, ya que ambos forman parte de la gestión de consumibles.
Información
Para consultar el proceso completo de configuración de las funcionalidades, desde la preparación del entorno y la estructuración de los stocks hasta la generación y el análisis de la reposición programada, acceda a Configurar la gestión de stock y la reposición programada.
Stock físico
El stock físico corresponde a los consumibles que están realmente disponibles en las instalaciones del cliente, en el almacén, en una sucursal o en cualquier otro punto de almacenamiento.
Son aquellos que pueden localizarse y contarse físicamente, como:
Tóneres nuevos almacenados;
Cartuchos parcialmente utilizados;
Consumibles reservados;
Materiales devueltos;
Cartuchos vacíos;
Elementos defectuosos;
Materiales en tránsito interno;
Consumibles separados para su entrega.
El stock físico representa la realidad operativa in situ.
Stock virtual
El stock virtual corresponde a las cantidades de consumibles registradas en el portal NDD Orbix.
Este saldo se actualiza mediante los movimientos registrados en la plataforma, tales como:
Entradas por recepción;
Salidas por consumo;
Reservas;
Transferencias;
Ajustes manuales;
Devoluciones;
Pérdidas;
Descartes.
La plataforma no identifica automáticamente lo que existe físicamente. La precisión del stock virtual depende de la correcta ejecución y registro de los movimientos.
Diferencia entre stock físico y stock virtual
La diferencia entre ambos conceptos puede resumirse de la siguiente manera:
Stock físico
Stock virtual
Representa los materiales que realmente existen en las instalaciones.
Representa los materiales registrados en la plataforma.
Se confirma mediante recuento, fotografía o inventario.
Se actualiza mediante contabilizaciones y movimientos.
Puede sufrir pérdidas, cambios o movimientos sin registrar.
Puede seguir siendo incorrecto si no se actualiza el proceso.
Depende de la organización física del cliente.
Depende de la disciplina de registro de las áreas implicadas.
La situación ideal es que ambos presenten exactamente la misma cantidad y estado de los materiales.
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Ejemplo
La plataforma indica que hay cinco tóneres disponibles, pero durante el recuento físico solo se encuentran tres.
En este caso:
Stock virtual: 5 unidades;
Stock físico: 3 unidades;
Desviación: 2 unidades.
Esta diferencia indica que se han producido dos movimientos físicos, pero que no se han reflejado correctamente en la plataforma, o que el saldo virtual se ha calculado a partir de información incorrecta.
También puede ocurrir lo contrario: que el stock físico cuente con cinco unidades, mientras que la plataforma solo registra tres, lo que indica que se han recibido materiales, pero que aún no se ha registrado su entrada.
Principales causas de divergencia entre el stock físico y el stock virtual
Recepción no confirmada: el material se ha entregado físicamente, pero aún no se ha registrado su entrada. Las principales consecuencias son:
El sistema sigue indicando que el stock es bajo o nulo;
Se puede generar un nuevo envío innecesariamente;
El material puede utilizarse antes de que exista virtualmente;
El consumo puede quedar sin origen.
Consumo no registrado: el consumible se ha instalado en una impresora, pero no se ha registrado la baja. Las principales consecuencias son:
El stock virtual es mayor que el físico;
El departamento operativo cree que hay material disponible;
El cliente puede quedarse sin reposición.
Traslado entre sedes sin registrar: se ha retirado un consumible de un stock y se ha utilizado en otro. Las principales consecuencias son:
El stock de origen queda sobreestimado;
El stock de destino queda subestimado;
Puede surgir un movimiento sin origen;
Se pierde la trazabilidad.
Material registrado incorrectamente: el material existe físicamente, pero es posible que la plataforma no reconozca que el material físico se corresponde con el elemento virtual, ya que se registró con:
Un part number diferente;
Una capacidad incorrecta;
Un color incorrecto;
Un modelo incompatible;
Una descripción duplicada.
Stock asociado a la ubicación incorrecta: el material se ha registrado en el stock de otro sitio, sucursal o cliente. Esto puede ocurrir cuando existen:
Stocks con nombres similares;
Registros antiguos aún activos;
Ubicaciones duplicadas;
Una selección incorrecta en el momento del registro.
Mezcla de materiales nuevos y vacíos: los consumibles nuevos pueden almacenarse junto con materiales vacíos, defectuosos o usados. Esto puede hacer que el cliente informe de que se ha quedado sin consumibles, aunque disponga de unidades disponibles.
Pérdida, extravío o desecho sin registrar: el material ha dejado de existir físicamente, pero sigue estando disponible en el sistema. Estos casos exigen un registro formal y, dependiendo de la situación, la intervención de la dirección comercial o contractual.
Actualización tardía: el movimiento se registra solo días después de producirse. Incluso cuando el registro se realiza posteriormente, el desfase puede generar decisiones erróneas durante ese intervalo.
Equipos o ubicaciones desactualizados: cuando una impresora cambia de ubicación, pero no se actualiza el registro, el sistema puede deducir el material del stock equivocado.
La discrepancia entre el inventario físico y el virtual puede generar:
Envíos duplicados;
Falta de consumibles;
Exceso de stock;
Pedidos indebidos;
Reposiciones retrasadas;
Fallas en la planificación;
Alertas incorrectas;
Aumento de los costes logísticos;
Trabajo adicional de verificación;
Conflictos con el cliente;
Pérdida de confianza en los datos;
Dificultades para la auditoría.
Cuando la operación deja de confiar en el stock virtual, pasa a depender de hojas de cálculo, correos electrónicos y confirmaciones manuales, lo que reduce la eficiencia del proceso.
Cada lugar de entrega puede contener elementos procedentes de dos tipos de demanda: Reposición y Seguridad.
Reposición
Son elementos generados para satisfacer las necesidades de una impresora específica.
Los elementos de reposición pueden tener su origen en:
Solicitudes generadas por reposición programada;
Alertas de consumibles acabando.
El origen de estos elementos son las solicitudes de reposición, que pueden generarse por reposición programada o por alertas de consumibles acabando.
Seguridad
Son elementos que no están reservados para ninguna impresora específica.
Los elementos de seguridad pueden tener su origen en:
Demandas generadas por reposición programada, teniendo en cuenta las reglas de niveles de seguridad y/o los elementos añadidos manualmente;
Inclusiones manuales de saldo realizadas directamente en el lugar de entrega.
Algunas situaciones pueden alterar el tipo de demanda asociada a los elementos:
Movimiento de impresoras entre lugares de entrega: si existen demandas de consumibles activas, las demandas de reposición vinculadas a la impresora se convertirán en demandas de seguridad.
Impresora deja de gestionarse: todas las demandas de reposición vinculadas a ella se convertirán en demandas de seguridad.
Impresora deja de pertenecer al servicio de reposición: todas las demandas de reposición vinculadas a ella se convertirán en demandas de seguridad.
