A análise das trocas prematuras é uma etapa essencial da gestão de suprimentos. Mais do que identificar substituições realizadas antes do momento adequado, ela permite investigar as causas da ocorrência, definir ações corretivas e evitar que o problema volte a acontecer.
Ao seguir um processo padronizado de análise, a operação consegue avaliar cada ocorrência com critérios consistentes, identificar falhas relacionadas ao uso do suprimento, ao equipamento, à orientação do cliente ou ao próprio processo operacional e transformar essas informações em oportunidades de melhoria contínua.
Quem pode usar esta funcionalidade
Usuários com a permissão Administrador ou Administração das configurações de suprimentos e Planejamento de demandas
Instruções
Visualizar as trocas prematuras
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Acesse o menu Suprimentos > Trocas prematuras
O grid traz todos os dados necessários sobre o suprimento: quando ocorreu a troca, qual era a carga do suprimento quando foi inserida e quando foi trocada, qual era a capacidade, produção e rendimento que o suprimento apresentava e a qual cliente e impressora pertencia.
Analisar uma troca prematura
Quando uma troca prematura é identificada, o objetivo não deve ser apenas confirmar que houve desperdício, mas compreender por que a substituição ocorreu e evitar que a situação se repita.
Manter um controle das ocorrências
Para que seja possível realizar o acompanhamento, anotações, registros e observações de cada troca prematura analisada, é necessário a utilização de uma planilha ou ferramenta para manter o registro e histórico, conforme indicado no tópico acima.
A equipe operacional precisará se organizar internamente para realizar este tipo de controle. Sem acompanhamento em uma planilha ou ferramenta, a equipe não saberá o status de quais trocas prematuras já estão em acompanhamento, em contato com cliente, pendentes, recuperada, etc. Sem o controle, a operação abrirá margens para erros e retrabalho, tornando a atividade improdutiva.
A forma de organização fica a critério do provedor.
Finalizar uma troca prematura
Ao concluir o acompanhamento de uma troca prematura, é necessário realizar o tratamento correspondente no portal. Esse procedimento finaliza o alerta, removendo-o da lista de alertas pendentes.
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Acesse o menu Suprimentos > Trocas prematuras
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Selecione o alerta desejado
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Clique no botão Finalizar no canto superior direito
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Selecione o motivo do encerramento do alerta
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Insira um comentário com os detalhes sobre o encerramento do alerta, se desejar
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Clique no botão Finalizar
Após a confirmação, não será possível desfazer essa ação.
Ao concluir a ação, o alerta de troca prematura será finalizado com o motivo selecionado e poderá ser visualizado através dos relatórios predefinidos ou personalizados de suprimentos trocados.
Estabelecer uma rotina de acompanhamento
Para obter melhores resultados, recomenda-se estabelecer uma rotina de análise das trocas prematuras.
Com base em estudos realizados pela NDD em operações de outsourcing, as operações mais eficientes realizam esse acompanhamento diariamente, normalmente uma vez pela manhã e outra à tarde.
Também é recomendável que a atividade seja conduzida por um colaborador dedicado ao processo. Com a especialização, as análises tornam-se mais assertivas, as tratativas mais ágeis e a orientação ao cliente mais consistente.
Dessa forma, a gestão das trocas prematuras deixa de ser apenas uma atividade operacional e passa a contribuir para a redução de desperdícios, o aumento da eficiência da operação e a melhoria contínua da gestão de suprimentos.