Configurar a gestão de estoque e a reposição programada

As funcionalidades de gestão de estoque de suprimentos e reposição programada permitem automatizar e otimizar o processo de reposição de suprimentos, considerando o consumo real das impressoras, o estoque disponível e as regras de segurança configuradas.

Este tutorial apresenta o processo completo de configuração dessas funcionalidades, desde a preparação do ambiente e estruturação dos estoques até a geração e análise da reposição programada.

Instruções

1. Conceder as permissões necessárias

Garanta que os usuários responsáveis pela operação possuam as permissões adequadas.

1. Acesse o menu Administração > Usuários

2. Clique no nome do usuário desejado

3. Clique na aba Permissões

4. Marque as permissões que deseja conceder:

5. Clique no botão Salvar

2. Configurar a gestão de estoque

2.1. Verificar o monitoramento das impressoras

Antes de configurar os estoques, confirme se as impressoras de cada local de entrega estão sendo monitoradas no portal, conforme instruído em Visualizar inventário de impressoras.

Se não estiverem, siga as instruções abaixo para iniciar o monitoramento:

• Impressoras de rede: Iniciar monitoramento de impressoras de rede.

• Impressoras USB: Iniciar monitoramento de impressoras USB.

2.2. Verificar os locais de entrega dos dispositivos

Garanta que cada impressora esteja associada ao local de entrega correto, conforme instruído em Adicionar ou remover dispositivos dos locais de entrega.

Comportamento automático do portal:

• O portal cria automaticamente um local de entrega para cada site criado.

• As impressoras são movimentadas automaticamente entre locais conforme a movimentação entre sites.

Regra de movimentação:

• Por padrão, dispositivos são vinculados ao local de entrega com movimentação Automática.

• Caso o dispositivo seja movido manualmente entre locais de entrega, a movimentação passará para Manual e o dispositivo não será mais movimentado automaticamente, mesmo que seja movimentado entre sites.

2.3. Cadastrar os produtos e vincular a compatibilidade com as impressoras

Para que a reposição funcione corretamente, é obrigatório que:

• Os produtos estejam corretamente cadastrados.

• As compatibilidades entre impressoras e produtos estejam corretas.

• As impressoras estejam vinculadas aos produtos que possuam a informação de Capacidade (rendimento) cadastrada.

Existem duas formas de cadastrar os produtos no portal:

• Ativar o cadastro automático de produtos e compatibilidades: os dados dos suprimentos são capturados conforme a memória interna do equipamento.

• Cadastrar manualmente os produtos e vincular manualmente as compatibilidades: os dados dos suprimentos são cadastrados manualmente.

Validações necessárias:

1. Acesse o menu Suprimentos > Suprimentos em uso

2. Verifique a coluna Capacidade dos produtos

3. Se o valor indicar Indeterminada, o produto não possui capacidade vinculada
   Nesse cenário, recomenda-se:

   1. Cadastrar manualmente o produto, conforme instruído em Cadastrar manualmente os produtos de impressoras

   2. Vincular manualmente a compatibilidade, conforme instruído em Vincular compatibilidade entre impressora e produto

   3. Forçar a atribuição do produto, conforme instruído em Vincular compatibilidade entre impressora e produto, permitindo definir manualmente o produto associado ao modelo da impressora

   4. Priorizar o produto conforme a demanda de reposição, conforme instruído em Vincular compatibilidade entre impressora e produto, garantindo que, caso exista uma demanda com produto diferente, o portal considere o produto utilizado na última demanda

2.4. Atribuir a carga inicial ao estoque

Após configurar os produtos, é necessário adicioná-los ao estoque, com o respectivo saldo inicial, para:

• Refletir o cenário real da operação.

• Evitar reposições desnecessárias.

• Aumentar a assertividade da programação.

Para adicionar os produtos e os itens ao saldo, siga as instruções de Alterar inventário de produtos dos locais de entrega. Os itens adicionados manualmente ao saldo serão tratados como itens de segurança.

Após a carga inicial, o portal atualizará automaticamente o estoque à medida que as demandas forem geradas e finalizadas.

2.5. Criar as regras de segurança

As regras de segurança podem ser configuradas:

• Em massa, no grid do menu Suprimentos > Locais de entrega.

• Individualmente, nas propriedades de cada local de entrega.

Para criar as regras de segurança, siga as instruções de Criar regra de segurança dos locais de entrega.

O percentual de segurança considera:

• A quantidade total de dispositivos do mesmo modelo no local de entrega; e

• O tipo e cor do produto utilizado.

Regra de arredondamento:

• O portal sempre arredonda para cima.

2.6. Alterar a carga mínima para trocas confiáveis

O portal pode baixar automaticamente itens do estoque quando detectar uma troca de suprimento na impressora. Para evitar baixas incorretas, configure o percentual mínimo de carga considerado válido para troca automática, conforme instruído em Alterar carga mínima de suprimentos para trocas confiáveis.

Funcionamento

• Se a carga estiver acima ou igual ao limite, a troca baixará automaticamente o item do estoque.

• Se a carga estiver abaixo do limite, a troca não baixará o item do estoque.

Configuração padrão

• Por padrão, o percentual é 100%, o que praticamente desativa a funcionalidade.

Alertas do portal

• Dois alertas podem ser disparados durante o processo de baixa automática:

• Para configurá-los, siga as instruções de Criar alertas.

3. Gerar a reposição programada

Antes de gerar a reposição programada, é essencial que todas as etapas anteriores tenham sido concluídas corretamente, garantindo que o cenário de reposição seja refletido de forma adequada.

Para gerar a reposição programada, siga as instruções de Gerar reposição programada suprimentos de impressoras.

Definição dos estoques

• Utilize os filtros avançados com base em cliente, local de entrega, cidade, endereço e estado para selecionar os estoques desejados, permitindo a roteirização logística das entregas.

Definição do período

• Informe a quantidade de dias de cobertura desejados, considerando:

  • Dias de reposição; e

  • Dias de logística.

    • O período de logística deve ser considerado para evitar intervalos sem cobertura de suprimentos. Dessa forma, o portal calcula a necessidade de reposição considerando também o prazo de entrega.

4. Analisar a reposição programada

4.1. Analisar a visão por dispositivo

Exibe a necessidade de reposição por impressora.

Ajustes disponíveis:

• Quantidade de itens.

• Produto.

• Produção média diária (%).

• Rendimento do suprimento (%).

Para mais detalhes sobre as colunas e os ajustes disponíveis, acesse Visualizar reposição programada de suprimentos por impressora.

4.2. Analisar a visão por local de entrega

Exibe a necessidade consolidada por estoque.

Ajustes disponíveis:

• Quantidade de itens.

Comportamento do portal:

• Desconta:

  • Saldo atual em produtos.

• Considera:

  • Regras de segurança.

  • Demandas existentes (empenhos).

Para mais detalhes sobre as colunas e os ajustes disponíveis, acesse Visualizar reposição programada de suprimentos por local de entrega.

4.3. Diferença entre os ajustes

• Ajuste na visão por dispositivo:

  • Altera itens de reposição (com origem definida e vinculados à impressora).

• Ajuste na visão por estoque:

  • Altera itens de segurança (sem origem específica).

5. Gerar as demandas com base na reposição programada

Após concluir a análise e os ajustes da programação, clique em Gerar demandas para criar as demandas de segurança e/ou reposição exibidas na tela.

Nos locais de entrega, os itens passam a constar como:

• A receber, enquanto a demanda estiver ativa.

• Saldo disponível, após a finalização da demanda.

Os itens permanecem em estoque até que sejam utilizados na impressora.

Rastreabilidade:

• Na demanda ou no local de entrega, é possível identificar:

  • O dispositivo de origem, quando se tratar de uma demanda de reposição.

6. Exportar a reposição programada

A qualquer momento, a programação pode ser exportada para análise externa.

Clique em Exportar programação na visão desejada.