¿Cuáles son las consecuencias de que las impresoras estén offline y cómo se puede realizar el seguimiento?

La falta de comunicación puede estar relacionada con diferentes situaciones, como:

• Ordenador o servidor de recopilación apagado;

• Servicio de monitorización detenido;

• Cambio de dirección o de red;

• Modificación de la IP;

• Falla de conexión;

• Versión desactualizada del recopilador;

• Bloqueo de red o cortafuegos;

• Sustitución de la impresora;

• Impresora fuera de contrato;

• Datos de registro incorrectos.

Las impresoras offline pueden afectar a diferentes procesos de la operación:

• Gestión de consumibles: la falta de lecturas actualizadas impide que el equipo sepa con seguridad cuántos consumibles quedan disponibles, cuándo se agotarán, si se ha producido un cambio o si realmente es necesario un nuevo envío. Esta situación puede provocar tanto la falta de materiales como el envío innecesario de consumibles.

• Control de existencias: si el cliente utiliza un consumible durante el período en que la impresora está offline, es posible que el consumo no se identifique correctamente. Como consecuencia, el stock virtual puede dejar de reflejar el stock físico.

• Facturación: la falta de contadores actualizados puede requerir un recuento manual, estimaciones, el reprocesamiento de la información, el contacto con el cliente e incluso retrasos en el cierre de la facturación. Cuanto mayor sea la cantidad de impresoras offline, mayor tenderá a ser el esfuerzo operativo.

• Fiabilidad de los análisis: los informes e indicadores basados en impresoras sin comunicación pueden ofrecer una visión incompleta de la operación, lo que aumenta el riesgo de tomar decisiones erróneas.

Para reducir estos impactos, se recomienda:

• Monitorizar periódicamente las impresoras sin comunicación;

• Dar prioridad a los clientes con mayor cantidad o porcentaje de impresoras offline;

• Identificar desde hace cuántos días cada impresora lleva sin enviar datos;

• Poner en contacto al departamento técnico antes del período de cierre;

• Confirmar si la impresora sigue instalada y bajo contrato;

• Actualizar los sitios, direcciones y registros tras cualquier cambio;

• Registrar la causa identificada y la solución aplicada;

• Comprobar si se ha restablecido la comunicación.

Se debe dar prioridad al tratamiento cuando la impresora:

• Preste servicio a un área crítica;

• Se encuentre cerca del período de cierre;

• Tenga un alto volumen de impresión;

• Mantenga stock local;

• Lleve muchos días sin enviar lecturas de contadores;

• Presente solicitudes recientes de consumibles;

• Representa una parte significativa del parque de impresoras del cliente.

La gestión de las impresoras offline depende de la integración entre:

• Equipos de monitorización;

• TI;

• Atención al cliente;

• Consumibles;

• Facturación;

• Cliente.

El área que detecte en primer lugar la falta de comunicación debe registrar y enviar la situación para su resolución, sin esperar a que el problema se detecte durante el cierre o tras una solicitud de consumibles.